– Satın almada göz ardı edilmemesi gereken birkaç önemli unsur var. Alım konusu ve tahmini tutarı bütçede yer alıyor mu, var ise hali hazırda stokta ne kadar var, alım miktarı ihtiyaca uygun mu, ürün-hizmetin niteliği uygun mu, gerekli rekabet oluşmuş ve en makul fiyattan mı alıyoruz, teslim alma esnasında yeterli kontroller yapılıyor mu, alım sonrası saklama/stok koşulları uygun mu? Bu soruların yanıtlarının verilmesi ve kayıtlarının tutulması gerekir.
–Her bir alım bazında da tedarik süreç performansları takip edilmeli, elde edilen sonuçlar sonraki alımlarda göz önünde bulundurulmalıdır. Tedarikçi performanslarında, malin kalitesi, tedarik süresine uygunluk, hata oranı, kabul sonrası ortaya çıkan sorunların çözümüne olan yaklaşım vs. göz önünde bulundurulmalıdır. Satın almada en önemli iki unsur, kalite ve fiyattır. Kalite ve fiyat doğru orantılıdır. Kalite artarsa alım fiyatı artar.
Öğrencilik yıllarımda yaz tatillerinde neredeyse yapmadığım iş kalmadı. Bizim kuşağın koşullarının gereği olsa gerek, masura sarmaktan işportacılığa kadar pek çok alanda çalışarak okudum. İzmir/Kemeraltı’nda işportacılık yaptığım yıllarda, bir gün bir abim bana şunu söyledi. “Para, malı satarken değil, alırken para kazanılır.” Bu cümlenin ne demek olduğunu o gün anlamıştım ama sonraki yıllarda, bir işletmenin karlılığı ve devamlılığı için satın almanın ne kadar değerli olduğunu çok daha iyi anladım.
Yakın zaman önce bir şirkette İnsan Kaynakları, Mali İşler ve Satın Alma Bölümlerinden sorumlu Genel Müdür Yardımcısı olarak göreve başlamıştım. Muhasebe Bölümü bana reklam giderleri onayı için bir satın alma dosyası getirdi. Ben de dosyaya şöyle bir baktım. Bir tedarikçinin faturası ve ödeme talimatı vardı, ödeme için son olarak benim onay vermem gerekiyordu. Muhasebe Müdürüne, neden dosyada başka teklif yok, diğer firmalardan teklif alınmadı mı diye sordum. O da, bu tedarikçi ile 3 yıllık sözleşmeleri bulunduğunu ve bu nedenle başka teklif almadıklarını söyledi. Bunun üzerine, ihtiyaç sahibi Bölüm Müdürünü çağırmasını istedim. Bölüm Müdürüne de aynı soruyu sordum. Bana yanıt olarak, bu firmayla yaklaşık 3 yıl önce yaptıkları sözleşmeye binaen çalışmaya devam ettiklerini ve o zamandan bu yana alım fiyatına zam yapmadıklarını, firmanın da zam istemediğini, bu nedenle bugünkü koşullarda fiyatın son derece makul, hatta ucuz olduğunu uzun uzun anlattı. Ben de ona, “üç yıldan bu yana zam yapmadı isek ve tedarikçi hala bizimle çalışıyorsa demek ki iki yıldan bu yana bizi kazıklamış” dedim. Bu yaklaşımımı anlamakta zorlandılar ve çok şaşırdılar. Zira hala kazıklandığımızın farkında değildi. İlk fırsatta o şirketi tedarikçi listesinden çıkarttırdım tabi.
SATIN ALMADA GÖZ ARDI EDİLMEMESİ GEREKEN ÖNEMLİ UNSURLAR
Sadece hammadde ve-veya ürün alımı değil, hizmetler, yatırımlar gibi şirketten nakit çıkışına neden olan her türlü harcamalar satın almanın konusunu oluşturur. Çok çeşitli ayrımlara gidilebilir ama temelde, ham madde, tüketim ve yatırım harcamaları olarak tanımlanabilir
Satın almada göz ardı edilmemesi gereken birkaç önemli unsur vardır. Bunlara ait süreçlerin çok iyi yönetilmesi gerekir. Alım konusu ve tahmini tutarı bütçede yer alıyor mu, var ise hali hazırda stokta ne kadar var, alım miktarı ihtiyaca uygun mu, ürün-hizmetin niteliği uygun mu, gerekli rekabet oluşmuş ve en makul fiyattan mı alıyoruz, teslim alma esnasında yeterli kontroller yapılıyor mu, alım sonrası saklama/stok koşulları uygun mu? Bu soruların her birinin yanıtlarının veriliyor ve kayıtlarının tutuluyor olması gerekir.
MALLAR, KULLANIM ÖNCESİ DEPODA ÇÜRÜYORSA PAHALI ALINMIŞ DEMEKTİR
Alım konusu mallar, kullanım öncesi depoda %25 oranında çürüyorsa, mal aynı oranda pahalı alınmış demektir. Mal stokta bekletilip kullanımı yıllara sari durumda ise elde tutma maliyeti kadar yüksektir. Ürün, kullanılan girdilerden dolayı kullanışsız ya da çabuk bozuluyorsa müşteri kaybının yakın olduğu anlaşılmalıdır. Alınan mal, teslimde yeterince kontrol edilip alınmıyorsa kusurlu mal oranında pahalı satın alınmış demektir.
Diğer yandan, kimden alım yapıldığı da önemlidir. Satın alma yapılan tedarikçi şirketlerin itibarı, mali gücü, uzmanlığı, teslim şartları, referansları, ortaklarının kim olduğu, geçmişi, süreç kontrol sistemine sahip olup olmadığı sorgulanmalıdır. Bir müşterinin isteyeceği en önemli şey, kaliteli bir malı, güvendiği bir şirketten en uygun fiyata satın almak ve devamında satış sonrası sorun yaşanması halinde kendisine servis hizmetinin aksaksız bir şekilde işletilmesidir. İşletme bütün bunları yapıyor olmalıdır.
SATIN ALMADA EN ÖNEMLİ İKİ UNSUR, KALİTE VE FİYATTIR
Ayrıca her bir alım bazında da tedarik süreç performansları takip edilmeli, elde edilen sonuçlar sonraki alımlarda göz önünde bulundurulmalıdır. Tedarikçi performanslarında, malin kalitesi, tedarik süresine uygunluk, hata oranı, kabul sonrası ortaya çıkan sorunların çözümüne olan yaklaşım vs. göz önünde bulundurulmalıdır.
Satın almada en önemli iki unsur, kalite ve fiyattır. Kalite ve fiyat doğru orantılıdır. Kalite artarsa alım fiyatı artar. Önemli olan, ihtiyaç ve sipariş formlarında, kalitenin ne seviyede olacağının net olarak tanımlanmasıdır. İhtiyaca göre tanımlanan kalitedeki malın en uygun fiyatla tedarik edilmesi, satış fiyatı, karlılık ve hatta müşteri memnuniyeti üzerindeki etkisi üst seviyededir.
ALIŞ VADESİ, SATIŞ VADESİNDEN UZUN OLMALI
Satın alınan şey hizmet olsun, ürün olsun hiç fark etmez, satın alma işlemi aslında bir kabul sürecidir. Almış olduğunuz mal veya hizmet üretim sürecine dahil oluyor, üretim sürecini olumlu veya olumsuz bir şekilde etkiliyor. Bu nedenle, ihtiyaçtan sipariş aşamasına, alımdan kabul ve teslim aşamasına kadar olan bütün sürecin kontrollü şartlar altında yürütüldüğünden emin olunmalıdır.
Son olarak, alış vadesinin satış vadesinden uzun olması gerektiğini söylemeye gerek yok sanırım. Aksi halde, aylık cironun aleyhe gün farkıyla çarpılması neticesinde ortaya çıkan tutar kadar sermaye veya kredi ihtiyacı doğar, vadeyi lehe çevirmez veya bu ihtiyaçlar karşılanmazsa şirket cirosu arttıkça dertler artar.
