Ölçmeden yönetebilir miyiz?

Günlük yaşamımızda da, işletmelerde de “Matematik” çok şey ifade ediyor. Bir konuyu değerlendirirken rakamlar ortaya konulduğunda, tartışma biter çünkü rakamlar hayatın ta kendisi, gerçektir, en güçlü olandır. Rakamları yorumlayan İstatistik Bilimi; bir amaç için veri toplama, tablo ve grafiklerle özetleme, sonuçları yorumlama, sonuçların güven derecelerini açıklama, örneklerden elde edilen sonuçları kitle için genelleme, özellikler arasındaki ilişkiyi araştırma, çeşitli konularda geleceğe ilişkin tahmin yapma, deney düzenleme ve gözlem ilkelerini kapsayan bir bilimdir. Belirli bir amaç için verilerin toplanması, sınıflandırılması, çözümlenmesi ve sonuçlarının yorumlanması esasına dayanır.
Çeşitli istatistiksel metotlardan yararlanarak uygulanan “Ölçerek Yönetim” pek çok işletmede etkin bir şekilde kullanılıyor. Ölçüm yapılmadan, etkin bir kontrol sistemi kurulması – gelişim sağlanması olanaksızdır.  Bu nedenle, yönetim sistemlerinde yararlanılan İSO 9001, Six Sigma, Kaizen vb. modellerde hep ölçümlemeye önemli ölçüde yer verildiği görülüyor.
Ölçerek yönetme,  işletmelerde modern yönetim anlayışının ve gelişmenin de en itici gücüdür. Çünkü gelişim–verimlilik ve karlılığın yolu “Hedefle, Planla, Uygula, Ölç, İyileştir ve yine Ölç” ten geçiyor. Ölçüm sonuçlarından yararlanılmaz ise gerek ürün ya da hizmet üretiminde ve gerekse maliyet ve rekabette piyasanın dışında kalınması kaçınılmazdır.
İşletmelerde neyi ölçeceğimiz çok önemli. Bu kapsamda hemen hemen her konuda ölçümler yapmak mümkün. Ama ana başlıklar itibariyle bakıldığında,
• Girdilerin,
• Çıktıların,
• Üretim Sürecinin ölçülmesi sayılabilir.
Esas olarak işletmenizde hangi konuya çok önem veriyorsanız ve neyi geliştirmek istiyorsanız onu ölçmek ve elde edilen sonuçları geliştirmek zorunluluktur. Örneğin, müşteri memnuniyetini artırmak istiyorsanız, bu konuda müşteriler nezdinde ölçümler – anketler yapmak suretiyle, sonuçları analiz edip iyileştirici çalışmalar yapılabilir. Ya da üretim süresini ölçecekseniz, iş ölçümlerini hız/süre konusunda yoğunlaştırıp, mal ya da hizmetin daha kısa sürede üretileceği bir yapı kurabilirsiniz.
Çünkü hız hem müşteri memnuniyeti sağlar, hem de maliyeti aşağıya çeker. Ölçüm sonuçları, performansın belirlenmesi, müşteri memnuniyetinin net olarak anlaşılması, süreç etkinliği, maliyet, verimlilik, karlılık ve işletmenin yönünün net olarak izlenmesi vs. pek çok konuda üst yönetime yol gösterir. Dolayısıyla üst yönetimin bu verilerin ne ifade ettiğini çok iyi algılayıp, buna göre strateji geliştirmesi gerekir.
Ölçüm sonuçlarının / istatistiklerin güvenilir olması sağlanmalı. Bunun için bilgisayar sisteminden yararlanılması, çapraz kontroller yapılması, gerekirse şirket kayıtları ile önceki dönem sonuçlarından yararlanılması gerekir. Bu anlamda Amerikan Harvard Üniversitesi Başkanı ‘Lawrence Lovell’ in 1909 yılında,  istatistik ‘börek gibidir ve ancak kimin tarafından yapıldığı bilinirse ve içindekilerden insan emin olabilirse o zaman tatmin edicidir’ sözleri bu durumu çok iyi ifade ediyor.
Ölçümlemede çok çeşitli metotlar, parametreler kullanmak mümkün. Pek çok metodoloji var ama ölçme modelllerinin ana başlıkları,
• Diyagramlar,
• Pareto Analizi,
• İstatistik Metotlar,
• Diğer Grafikler olarak sayılabilir.
Ölçümler belirli bir döneme özgü olabileceği gibi önceki dönemlerle karşılaştırmalı da olabilir. Eğer bir dönem (gün, ay, yıl vs.) için ne amaçlandığı belirli ise bunun hedef haline getirilip dönemsel ölçümlerle izlenmesi sağlanmalı. Ama geçmişten geleceğe, durumun ne olduğu yani gelişim izlenmek isteniyorsa, elbette karşılaştırmalı ölçümler yapmakta büyük yarar var.
Ölçümlerin sadece işletmeye özel değil, aynı zamanda rakiplerin de bilgileri ile karşılaştırılması gerekir. Çünkü başarı,  işletmenin kendisi ile değil rakipleriyle de yarışmasını gerektirir. Aksi halde rakipler ve de dolayısıyla piyasanın dışında kalma olasılığı ortaya çıkar. Özetlersek, yönetmek istiyorsanız ölçmek ve elde edilen sonuçları iyileştirici çalışmalarda kullanmak zorundasınız. Aksi halde gelişim–karlılık, sonuçta da sürdürülebilirlik mümkün olmaz.